Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

SourceTeam is een dienstverlener op het gebied van IT-regievoering. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze website en marketingactiviteiten. Voor gegevens die klantorganisaties invoeren in het ServiceCockpit platform treden wij op als verwerker (zie artikel 5).

Contactgegevens:
SourceTeam
Laauwikstraat 23, 6663 CE Lent
Telefoon: 06-45706324
E-mail: yhoeke@sourceteam.nl

2. Reikwijdte van dit privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op twee afzonderlijke contexten:

• Onze website (sourceteam.nl) — gegevens die bezoekers achterlaten via het contactformulier of door te navigeren op de site.
• Het ServiceCockpit platform — gegevens die gebruikers en beheerders van klantorganisaties invoeren bij het gebruik van onze software voor IT-regievoering en contractbeheer.

De verplichtingen en rechten die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) zijn op beide situaties van toepassing, maar de rol van SourceTeam verschilt per context.

3. Gegevensverwerking via onze website

3.1 Contactformulier

Wanneer u het contactformulier op onze website invult, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• De inhoud van uw bericht

Doel: het beantwoorden van uw vraag, het plannen van een demo of het opvolgen van een offerteverzoek.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG) bij het opvolgen van zakelijke verzoeken, dan wel uitvoering van een overeenkomst.

Bewaartermijn: contactgegevens worden uiterlijk 12 maanden na het laatste contact verwijderd, tenzij er een actieve zakelijke relatie is.

3.2 Cookies en websitestatistieken

Onze website maakt geen gebruik van tracking cookies of analytische cookies van derden. Er worden uitsluitend technisch noodzakelijke cookies geplaatst die vereist zijn voor het correct functioneren van de website. U hoeft hiervoor geen toestemming te geven.

4. ServiceCockpit — het platform

4.1 Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Binnen ServiceCockpit worden de volgende categorieën persoonsgegevens verwerkt:

• Gebruikersaccounts — naam, e-mailadres, functietitel en rol van medewerkers die toegang hebben tot het platform.
• Leverancierscontacten — naam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen bij IT-leveranciers, ingevoerd door de klantorganisatie.
• Contractgegevens — documenten en gegevens uit inkoopcontracten, SLA-afspraken en rapportages, waaronder eventueel namen van betrokken personen.
• Communicatiegegevens — berichten en vragen gesteld via de chatfunctie (Interactieve Regie), inclusief tijdstempel en gebruikersprofiel.
• Activiteitslogboek — registratie van acties binnen het platform (wie heeft wat wanneer gedaan), ten behoeve van het regiedossier en auditing.

4.2 Doeleinden

• Inloggen op en gebruik van het platform door bevoegde medewerkers
• Vergelijken van contractafspraken met geleverde prestaties (SLA-monitoring)
• Toewijzen van regieopdrachten aan de juiste rollen en medewerkers
• Genereren van overzichten, rapportages en notificaties
• Ondersteunen van regiemedewerkers via de chatfunctie
• Vastleggen van een controleerbaar regiedossier

4.3 Document Intelligence en AI-verwerking

ServiceCockpit biedt een functie waarmee u contracten, SLA-rapportages en andere documenten kunt uploaden. Deze documenten worden geanalyseerd met behulp van taalmodellen (AI) om verplichtingen te extraheren, prestatie-indicatoren te koppelen en taken toe te wijzen.

De inhoud van geüploade documenten — inclusief eventueel daarin vermelde persoonsgegevens — wordt hiertoe verwerkt. SourceTeam gebruikt geen persoonsgegevens uit klantdocumenten voor het trainen van AI-modellen. Verwerking vindt uitsluitend plaats ten behoeve van de door u opgegeven doeleinden.

4.4 Opslag en beveiliging

Alle gegevens die worden verwerkt in ServiceCockpit worden opgeslagen in Nederlandse datacentra. SourceTeam past technische en organisatorische maatregelen toe om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te waarborgen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Rolgebaseerde toegangscontrole — medewerkers zien alleen wat relevant is voor hun rol
• Vastlegging van toegang en wijzigingen in een auditlog
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen

4.5 Bewaartermijnen binnen ServiceCockpit

Gegevens in ServiceCockpit worden bewaard zolang de overeenkomst met de klantorganisatie van kracht is. Na beëindiging van de overeenkomst worden gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarverplichting van toepassing is of de klantorganisatie een langere bewaartermijn heeft overeengekomen.

5. Rol van SourceTeam als verwerker

Voor gegevens die klantorganisaties invoeren in ServiceCockpit treedt SourceTeam op als verwerker in de zin van de AVG. De klantorganisatie is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens worden ingevoerd en waarvoor.

SourceTeam en de klantorganisatie sluiten hiertoe een verwerkersovereenkomst (DPA) als onderdeel van de dienstverleningsovereenkomst. Hierin zijn afspraken vastgelegd over onder meer:

• De aard en het doel van de verwerking
• De categorieën betrokkenen en persoonsgegevens
• De verplichtingen en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke
• Het gebruik van sub-verwerkers
• Procedures bij datalekken

Vragen over de verwerkersovereenkomst of het aanvragen hiervan kunnen worden gericht aan yhoeke@sourceteam.nl.

6. Delen met derden en sub-verwerkers

SourceTeam deelt uw persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Wij maken gebruik van een beperkt aantal sub-verwerkers die noodzakelijk zijn voor de levering van onze diensten, zoals hosting en cloudinfrastructuur. Met alle sub-verwerkers zijn schriftelijke verwerkersovereenkomsten gesloten.

Gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is en er passende waarborgen gelden conform de AVG.

Uitzondering: indien SourceTeam wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten (zoals politie of rechter), zal SourceTeam hieraan voldoen.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG) — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG) — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (Art. 17 AVG) — u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking (Art. 18 AVG) — u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (Art. 20 AVG) — u kunt verzoeken uw gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG) — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Dien uw verzoek in per e-mail via yhoeke@sourceteam.nl. Wij reageren uiterlijk binnen 30 dagen. In sommige gevallen vragen wij om een identiteitsbevestiging voordat wij uw verzoek kunnen verwerken.

8. Melden van datalekken

SourceTeam heeft procedures ingericht om datalekken tijdig te detecteren en te melden. Bij een datalek dat mogelijk nadelige gevolgen heeft voor betrokkenen, stellen wij de betrokken klantorganisaties (als verwerkingsverantwoordelijken) onverwijld en uiterlijk binnen 72 uur op de hoogte. Klantorganisaties zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar van toepassing, aan de betrokkenen.

9. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop SourceTeam met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via yhoeke@sourceteam.nl. Wij lossen uw klacht bij voorkeur samen op.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

SourceTeam behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste aanpassing. Bij materiële wijzigingen stellen wij actieve gebruikers van ServiceCockpit per e-mail op de hoogte.

Laatste aanpassing: april 2026